HR-Software Vergleich 2026 für KMU: 12 Tools, DSGVO-bewertet
Personalverwaltung, Zeiterfassung, Recruiting, Onboarding und Lohn für Teams von 5 bis 200 Personen. Der Vergleich zeigt, welche HR-Software in Deutschland gehostet, Open Source oder als SaaS mit DSGVO-Bewertung verfügbar ist.
Beta — ohne Gewähr. Die Ergebnisse sind eine Orientierung, keine Beratung. Für Entscheidungen auf ihrer Grundlage übernehmen wir keine Haftung. Preise und Lizenzangaben stammen aus unserem Katalog (Stichtag je Tool) und können sich ändern.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
- Hosting: SaaS, self-hosted, hybrid oder Desktop — und wo die Daten liegen.
- DSGVO-Bewertung: hoch / mittel / kritisch mit Begründung und Prüfdatum.
- Lizenz: Open Source oder proprietär; Vendor-Lock-in.
- Kosten: Listenpreis je Monat, Preismodell, Stichtag.
- Reife und Betrieb: Release-Frequenz, Community, Wartungsaufwand.
- Prozessabdeckung: Zeiterfassung, Personalstammdaten & HR-Management, Urlaub & Abwesenheiten, Digitale Personalakte, Mitarbeiter-Onboarding, Leistungsbeurteilung & Feedback, Recruiting & Stellenbesetzung, Krankmeldung & Entgeltfortzahlung.
Vergleich der empfohlenen Tools
| TOOL | HOSTING | DSGVO | LIZENZ | PREIS | GRÖSSE |
|---|---|---|---|---|---|
| DATEV Lohn und Gehalt Kern Marktführende deutsche Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware von DATEV mit lückenloser rechtlicher Aktualität und Anbindung an Sozialversicherungsträger und Finanzämter. Lokal installierte Software (classic/comfort-Feature-Stufen); eine eigenständige Cloud-Variante hat DATEV zum 2026-07-Stand nur angekündigt, aber noch nicht veröffentlicht. | Self-hosted | hoch | proprietär | 15–150 € / Monat | alle Größen |
| Frappe HR Kern Self-hosted HR-Modul im ERPNext-Ökosystem für vollständige Personalverwaltung ohne SaaS-Abhängigkeit. | Self-hosted | hoch | Open Source | ab 0 € / Monat | alle Größen |
| Kimai Kern Self-hosted Zeiterfassung mit Projektbuchung und detaillierten Auswertungen. | Self-hosted | hoch | Open Source | ab 0 € / Monat | alle Größen |
| OrangeHRM Kern Self-hosted Open-Source-HRMS (Starter-Edition) für kleine und mittlere Teams: Stammdaten, Urlaub, Zeiterfassung, Recruiting und 180°-Reviews ohne ERP-Stack. | Self-hosted | hoch | Open Source | ab 0 € / Monat | alle Größen |
| Personio Kern Deutsches HR-SaaS für Personalverwaltung, Urlaubsanträge und digitale Personalakte. | SaaS | hoch | proprietär | 30–80 € / Monat | alle Größen |
| Deel Globale Employer-of-Record- und Payroll-Plattform zur rechtssicheren Anstellung und Bezahlung internationaler Mitarbeiter und Contractor in 150+ Ländern. | SaaS | mittel | proprietär | 450–5500 € / Monat | alle Größen |
| Factorial Spanisches HR-SaaS (Barcelona) mit eingebauter Multi-Country-Payroll (u. a. DE, ES, FR, UK) — Alternative zu Personio für Unternehmen mit internationalen Teams/Standorten. | SaaS | mittel | proprietär | 80–110 € / Monat | alle Größen |
| HRworks Deutsches Midmarket-HR-SaaS mit Fokus auf Personalakte, Zeiterfassung und Reisekosten für Unternehmen ab ca. 50 Mitarbeitenden, GoBD-konforme Personalaktenführung. | SaaS | hoch | proprietär | 2500–6000 € / Monat | alle Größen |
| Join Deutsches Bewerbermanagement-System (ATS) für KMU-Recruiting mit Multiposting an über 3.000 Jobbörsen und automatisiertem Bewerbungsprozess. | SaaS | hoch | proprietär | 0–200 € / Monat | alle Größen |
| Kenjo Berliner HR-SaaS mit GDPR-first-Architektur und günstigem Einstiegspreis, Oberfläche in Deutsch/Englisch/Spanisch/Italienisch — schlanke Alternative zu Personio für DACH und Südeuropa. | SaaS | hoch | proprietär | 54–144 € / Monat | alle Größen |
| Leapsome Berliner SaaS-Plattform für Performance-Management, 360-Grad-Feedback, Ziele (OKRs) und Mitarbeiterbefragungen. | SaaS | hoch | proprietär | 70–180 € / Monat | alle Größen |
| reteach Deutsches Lern- und Onboarding-Portal (LMS) für automatisierte, audit-sichere Einarbeitung und Pflichtschulungen im Mittelstand. | SaaS | hoch | proprietär | 199–600 € / Monat | alle Größen |
Am Markt erfasst, aber nicht empfohlen
- Cegid HR — Am Markt verbreitet, aber für den Neuaufbau gibt es in unserem Katalog passendere Bausteine — siehe Alternativen.
- Hailey HR — Am Markt verbreitet, aber für den Neuaufbau gibt es in unserem Katalog passendere Bausteine — siehe Alternativen.
- HiBob — In Tel Aviv gegründet, Hauptsitz London (UK), globale Bürostandorte (u. a. USA, Israel); Daten in EU-Rechenzentren (AWS Irland/Deutschland) hostbar und DPA verfügbar, aber Konzernstruktur außerhalb der EU
- HR-ON — Am Markt verbreitet, aber für den Neuaufbau gibt es in unserem Katalog passendere Bausteine — siehe Alternativen.
Häufige Fragen
Welche HR-Software ist in Deutschland gehostet oder self-hosted?
Self-hosted bzw. mit hoher DSGVO-Bewertung: DATEV Lohn und Gehalt, Frappe HR, Kimai, OrangeHRM, Personio, HRworks, Join, Kenjo, Leapsome, reteach.
Welche HR-Software ist Open Source?
Open Source: Frappe HR, Kimai, OrangeHRM.
Was kostet HR-Software für kleine Unternehmen?
Die Listenpreise der empfohlenen Tools liegen zwischen 0 € und 6000 € pro Monat (Stand der jeweils letzten Prüfung, meist je Nutzer oder pauschal).
Welche HR-Software empfiehlt der Konfigurator als Kern-Baustein?
Kern-Bausteine: DATEV Lohn und Gehalt, Frappe HR, Kimai, OrangeHRM, Personio.
Welche Prozesse deckt HR-Software typischerweise ab?
Zeiterfassung, Personalstammdaten & HR-Management, Urlaub & Abwesenheiten, Digitale Personalakte, Mitarbeiter-Onboarding, Leistungsbeurteilung & Feedback, Recruiting & Stellenbesetzung, Krankmeldung & Entgeltfortzahlung.
Welche HR-Software passt zu deinem Unternehmen?
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