HR-Software Vergleich 2026 für KMU: 12 Tools, DSGVO-bewertet

Personalverwaltung, Zeiterfassung, Recruiting, Onboarding und Lohn für Teams von 5 bis 200 Personen. Der Vergleich zeigt, welche HR-Software in Deutschland gehostet, Open Source oder als SaaS mit DSGVO-Bewertung verfügbar ist.

Beta — ohne Gewähr. Die Ergebnisse sind eine Orientierung, keine Beratung. Für Entscheidungen auf ihrer Grundlage übernehmen wir keine Haftung. Preise und Lizenzangaben stammen aus unserem Katalog (Stichtag je Tool) und können sich ändern.

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Hosting: SaaS, self-hosted, hybrid oder Desktop — und wo die Daten liegen.
DSGVO-Bewertung: hoch / mittel / kritisch mit Begründung und Prüfdatum.
Lizenz: Open Source oder proprietär; Vendor-Lock-in.
Kosten: Listenpreis je Monat, Preismodell, Stichtag.
Reife und Betrieb: Release-Frequenz, Community, Wartungsaufwand.
Prozessabdeckung: Zeiterfassung, Personalstammdaten & HR-Management, Urlaub & Abwesenheiten, Digitale Personalakte, Mitarbeiter-Onboarding, Leistungsbeurteilung & Feedback, Recruiting & Stellenbesetzung, Krankmeldung & Entgeltfortzahlung.

Vergleich der empfohlenen Tools

TOOL	HOSTING	DSGVO	LIZENZ	PREIS	GRÖSSE
DATEV Lohn und Gehalt Kern Marktführende deutsche Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware von DATEV mit lückenloser rechtlicher Aktualität und Anbindung an Sozialversicherungsträger und Finanzämter. Lokal installierte Software (classic/comfort-Feature-Stufen); eine eigenständige Cloud-Variante hat DATEV zum 2026-07-Stand nur angekündigt, aber noch nicht veröffentlicht.	Self-hosted	hoch	proprietär	15–150 € / Monat	alle Größen
Frappe HR Kern Self-hosted HR-Modul im ERPNext-Ökosystem für vollständige Personalverwaltung ohne SaaS-Abhängigkeit.	Self-hosted	hoch	Open Source	ab 0 € / Monat	alle Größen
Kimai Kern Self-hosted Zeiterfassung mit Projektbuchung und detaillierten Auswertungen.	Self-hosted	hoch	Open Source	ab 0 € / Monat	alle Größen
OrangeHRM Kern Self-hosted Open-Source-HRMS (Starter-Edition) für kleine und mittlere Teams: Stammdaten, Urlaub, Zeiterfassung, Recruiting und 180°-Reviews ohne ERP-Stack.	Self-hosted	hoch	Open Source	ab 0 € / Monat	alle Größen
Personio Kern Deutsches HR-SaaS für Personalverwaltung, Urlaubsanträge und digitale Personalakte.	SaaS	hoch	proprietär	30–80 € / Monat	alle Größen
Deel Globale Employer-of-Record- und Payroll-Plattform zur rechtssicheren Anstellung und Bezahlung internationaler Mitarbeiter und Contractor in 150+ Ländern.	SaaS	mittel	proprietär	450–5500 € / Monat	alle Größen
Factorial Spanisches HR-SaaS (Barcelona) mit eingebauter Multi-Country-Payroll (u. a. DE, ES, FR, UK) — Alternative zu Personio für Unternehmen mit internationalen Teams/Standorten.	SaaS	mittel	proprietär	80–110 € / Monat	alle Größen
HRworks Deutsches Midmarket-HR-SaaS mit Fokus auf Personalakte, Zeiterfassung und Reisekosten für Unternehmen ab ca. 50 Mitarbeitenden, GoBD-konforme Personalaktenführung.	SaaS	hoch	proprietär	2500–6000 € / Monat	alle Größen
Join Deutsches Bewerbermanagement-System (ATS) für KMU-Recruiting mit Multiposting an über 3.000 Jobbörsen und automatisiertem Bewerbungsprozess.	SaaS	hoch	proprietär	0–200 € / Monat	alle Größen
Kenjo Berliner HR-SaaS mit GDPR-first-Architektur und günstigem Einstiegspreis, Oberfläche in Deutsch/Englisch/Spanisch/Italienisch — schlanke Alternative zu Personio für DACH und Südeuropa.	SaaS	hoch	proprietär	54–144 € / Monat	alle Größen
Leapsome Berliner SaaS-Plattform für Performance-Management, 360-Grad-Feedback, Ziele (OKRs) und Mitarbeiterbefragungen.	SaaS	hoch	proprietär	70–180 € / Monat	alle Größen
reteach Deutsches Lern- und Onboarding-Portal (LMS) für automatisierte, audit-sichere Einarbeitung und Pflichtschulungen im Mittelstand.	SaaS	hoch	proprietär	199–600 € / Monat	alle Größen

Am Markt erfasst, aber nicht empfohlen

Cegid HR — Am Markt verbreitet, aber für den Neuaufbau gibt es in unserem Katalog passendere Bausteine — siehe Alternativen.
Hailey HR — Am Markt verbreitet, aber für den Neuaufbau gibt es in unserem Katalog passendere Bausteine — siehe Alternativen.
HiBob — In Tel Aviv gegründet, Hauptsitz London (UK), globale Bürostandorte (u. a. USA, Israel); Daten in EU-Rechenzentren (AWS Irland/Deutschland) hostbar und DPA verfügbar, aber Konzernstruktur außerhalb der EU
HR-ON — Am Markt verbreitet, aber für den Neuaufbau gibt es in unserem Katalog passendere Bausteine — siehe Alternativen.

Häufige Fragen

Welche HR-Software ist in Deutschland gehostet oder self-hosted?

Self-hosted bzw. mit hoher DSGVO-Bewertung: DATEV Lohn und Gehalt, Frappe HR, Kimai, OrangeHRM, Personio, HRworks, Join, Kenjo, Leapsome, reteach.

Welche HR-Software ist Open Source?

Open Source: Frappe HR, Kimai, OrangeHRM.

Was kostet HR-Software für kleine Unternehmen?

Die Listenpreise der empfohlenen Tools liegen zwischen 0 € und 6000 € pro Monat (Stand der jeweils letzten Prüfung, meist je Nutzer oder pauschal).

Welche HR-Software empfiehlt der Konfigurator als Kern-Baustein?

Kern-Bausteine: DATEV Lohn und Gehalt, Frappe HR, Kimai, OrangeHRM, Personio.

Welche Prozesse deckt HR-Software typischerweise ab?

Zeiterfassung, Personalstammdaten & HR-Management, Urlaub & Abwesenheiten, Digitale Personalakte, Mitarbeiter-Onboarding, Leistungsbeurteilung & Feedback, Recruiting & Stellenbesetzung, Krankmeldung & Entgeltfortzahlung.

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