Beispiel-Guide. Das ist der vollständige Setup-Guide für unser fiktives Musterunternehmen (Beratung, 12 Personen) — genau so sieht dein Guide aus, sobald du deine E-Mail-Adresse eingegeben hast. Eigene Konfiguration starten →
SETUP GUIDE
Deine IT-Stack-Konfiguration
Setup-Guide von unternehmen.stack · Online-Fassung: https://konfigurator.moeller-advisory.com/beispiel/guide
Profil: Einfach — kleiner Cloud-Server · Kern-Start: ca. 173–547 €/Mo · vollständige Blaupause: ca. 414–1.142 €/Mo · Setup: ca. 25–50 Stunden
- Pipedrive: kalkuliert mit 5 Arbeitsplätzen — Arbeitsplatz-Lizenz, typisch 5 Seats
- PandaDoc: kalkuliert mit 3 Arbeitsplätzen — Arbeitsplatz-Lizenz, typisch 3 Seats
- Lemlist: kalkuliert mit 2 Arbeitsplätzen — Arbeitsplatz-Lizenz, typisch 2 Seats
1. Deine Konfiguration im Überblick
Finanzen & Buchhaltung
finance · buchhaltung
Cloudbasierte Buchhaltungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen mit GoBD-zertifizierter Belegverwaltung.
SaaSDSGVO ✓
finance · spesenmanagement
Deutsches SaaS für Spesen- und Reisekostenmanagement mit Firmenkarten und DATEV-Integration.
SaaSDSGVO ✓
Personal (HR) & Zeiterfassung
hr · hr-management
Spanisches HR-SaaS (Barcelona) mit eingebauter Multi-Country-Payroll (u. a. DE, ES, FR, UK) — Alternative zu Personio für Unternehmen mit internationalen Teams/Standorten.
SaaS
CRM & Vertrieb
crm · crm-core
Marktführendes Sales-CRM mit visueller Pipeline und exzellenter Nutzerführung.
SaaS
crm · angebotserstellung
SaaS-Angebots- und Proposal-Software mit eingebauter eIDAS-konformer E-Signatur und Tracking, füllt die Lücke Angebots-/CPQ-Workflow im CRM-Prozess.
SaaS
crm · outbound-vertrieb
Französisches SaaS für Multichannel-Outbound-Vertrieb (E-Mail/LinkedIn/Anruf-Sequenzen) — anderer Vertriebsprozess-Typ als Pipeline-CRM: aktive Lead-Generierung statt Deal-Verwaltung.
SaaSDSGVO ✓
2. Jeder Baustein im Detail
Finanzen & Buchhaltung
Lexoffice
Bereich: finance · Baustein: buchhaltung
Cloudbasierte Buchhaltungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen mit GoBD-zertifizierter Belegverwaltung.
Warum dieses Tool
✓ DSGVO: hoch (Server DE, AVV verfügbar, kein US-Transfer, GDPR-konform)
✓ Infrastruktur: einfach (passend für dein Team)
✗ Open-Source: proprietär
✓ Deutschsprachig
✓ GoBD-zertifiziert
Standard-Ablauf (SaaS)
- Account auf Lexoffice anlegen
- AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) im Kundenkonto abschließen
- Team-Mitglieder einladen und Rollen vergeben
- Grundkonfiguration nach eigenem Workflow anpassen
Allgemeiner Ablauf — die Details stehen in der Doku von Lexoffice.
Circula
Bereich: finance · Baustein: spesenmanagement
Deutsches SaaS für Spesen- und Reisekostenmanagement mit Firmenkarten und DATEV-Integration.
Warum dieses Tool
✓ DSGVO: hoch (Deutsches Unternehmen (Berlin), Rechenzentrum in Deutschland, DSGVO- und GoBD-konform, ISO-zertifiziert)
✓ Infrastruktur: einfach (passend für dein Team)
✗ Open-Source: proprietär
✓ Deutschsprachig
✓ GoBD-zertifiziert
Standard-Ablauf (SaaS)
- Account auf Circula anlegen
- AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) im Kundenkonto abschließen
- Team-Mitglieder einladen und Rollen vergeben
- Grundkonfiguration nach eigenem Workflow anpassen
Allgemeiner Ablauf — die Details stehen in der Doku von Circula.
Personal (HR) & Zeiterfassung
Factorial
Bereich: hr · Baustein: hr-management
Spanisches HR-SaaS (Barcelona) mit eingebauter Multi-Country-Payroll (u. a. DE, ES, FR, UK) — Alternative zu Personio für Unternehmen mit internationalen Teams/Standorten.
Warum dieses Tool
✓ DSGVO: mittel (Spanisches Unternehmen (Barcelona), Datenhosting in EU-Rechenzentren (AWS Frankfurt), ISO 27001 zertifiziert, DSGVO-konforme Einwilligungsverwaltung und Löschfunktionen; AWS Frankfurt ist Teil des Hostings — Konvention 2026-09-17: US-Hyperscaler-Anteil im Hosting = mittel (vgl. Conceptboard, PandaDoc).)
✓ Infrastruktur: einfach (passend für dein Team)
✗ Open-Source: proprietär
✓ Deutschsprachig
✗ GoBD-zertifiziert
Standard-Ablauf (SaaS)
- Account auf Factorial anlegen
- AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) im Kundenkonto abschließen
- Team-Mitglieder einladen und Rollen vergeben
- Grundkonfiguration nach eigenem Workflow anpassen
Allgemeiner Ablauf — die Details stehen in der Doku von Factorial.
Alternative auswählen — im Beispiel deaktiviert
CRM & Vertrieb
Pipedrive
Bereich: crm · Baustein: crm-core
Marktführendes Sales-CRM mit visueller Pipeline und exzellenter Nutzerführung.
Warum dieses Tool
✓ DSGVO: mittel (Daten in EU-Rechenzentren (Frankfurt), AVV verfügbar, US-Konzern, SOC2/ISO27001 Compliance bestätigt)
✓ Infrastruktur: einfach (passend für dein Team)
✗ Open-Source: proprietär
✓ Deutschsprachig
✗ GoBD-zertifiziert
Standard-Ablauf (SaaS)
- Account auf Pipedrive anlegen
- AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) im Kundenkonto abschließen
- Team-Mitglieder einladen und Rollen vergeben
- Grundkonfiguration nach eigenem Workflow anpassen
Allgemeiner Ablauf — die Details stehen in der Doku von Pipedrive.
PandaDoc
Bereich: crm · Baustein: angebotserstellung
SaaS-Angebots- und Proposal-Software mit eingebauter eIDAS-konformer E-Signatur und Tracking, füllt die Lücke Angebots-/CPQ-Workflow im CRM-Prozess.
Warum dieses Tool
✓ DSGVO: mittel (US-Unternehmen (Delaware), EU-Datenresidenz wählbar (AWS Frankfurt), DPA verfügbar, EU-Standardvertragsklauseln für Datentransfer)
✓ Infrastruktur: einfach (passend für dein Team)
✗ Open-Source: proprietär
✗ Deutschsprachig
✗ GoBD-zertifiziert
Standard-Ablauf (SaaS)
- Account auf PandaDoc anlegen
- AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) im Kundenkonto abschließen
- Team-Mitglieder einladen und Rollen vergeben
- Grundkonfiguration nach eigenem Workflow anpassen
Allgemeiner Ablauf — die Details stehen in der Doku von PandaDoc.
Lemlist
Bereich: crm · Baustein: outbound-vertrieb
Französisches SaaS für Multichannel-Outbound-Vertrieb (E-Mail/LinkedIn/Anruf-Sequenzen) — anderer Vertriebsprozess-Typ als Pipeline-CRM: aktive Lead-Generierung statt Deal-Verwaltung.
Warum dieses Tool
✓ DSGVO: hoch (Französisches Unternehmen (Lempire SAS), Daten auf OVH-Servern in Frankreich, keine Datenübertragung außerhalb des EWR, DSGVO-AVV verfügbar)
✓ Infrastruktur: einfach (passend für dein Team)
✗ Open-Source: proprietär
✗ Deutschsprachig
✗ GoBD-zertifiziert
Standard-Ablauf (SaaS)
- Account auf Lemlist anlegen
- AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) im Kundenkonto abschließen
- Team-Mitglieder einladen und Rollen vergeben
- Grundkonfiguration nach eigenem Workflow anpassen
Allgemeiner Ablauf — die Details stehen in der Doku von Lemlist.
OPTIONAL
Bestehende Systeme migrieren?
Gib an welche Tools du bereits nutzt — wir erstellen deinen persönlichen Migrations-Plan mit empfohlener Reihenfolge und Aufwandsschätzung.
im Beispiel deaktiviert
Download und Chat im Beispiel deaktiviert
OPTIONAL · FÜR DEINEN IT-DIENSTLEISTER
JARVIS — eigener KI-Assistent auf deinem Server
Ein lokal laufendes Sprachmodell, das mit deinen Tools verbunden werden kann. Kein Muss — die Anleitung richtet sich an Technik-Erfahrene.
MODELL
llama3.2:8b
Downloads im Beispiel deaktiviert
Und jetzt für dein Unternehmen?
Kostenlos, ohne Account, in rund 3 Minuten — mit deinen echten Zahlen. Jedes Tool nach DSGVO-Kriterien bewertet, jede Empfehlung nachrechenbar.
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